Elemen dan Unsur Sistem Keuangan dan Akuntansi Nirlaba
Secara umum sistem keuangan organisasi nirlaba paling sedikit akan mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
- Prosedur Penerimaan Melalui Kas
- Prosedur Penerimaan Melalui Bank
- Prosedur Pengelolaan Uang Muka
- Prosedur Penyaluran Dana Program ke Regional/Mitra
- Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
- Prosedur Pemberian Tunjangan Kesehatan
- Prosedur Pinjaman Karyawan
- Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan
- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
- Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
- Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
- Prosedur Pelaporan Akuntansi
Prosedur Sistem Keuangan Nirlaba antara lain mencakup: Penerimaan Melalui Kas, Penerimaan Melalui Bank, Pengelolaan Uang Muka, Penyaluran Dana Program ke Regional/Mitra, Pengadaan Barang/Jasa, Pembayaran Gaji Karyawan, Pengelolaan Kas Kecil, Pengeluaran Melalui Bank, Penyajian Informasi Keuangan, Pelaporan Akuntansi.
Sedangkan sistem akuntansi akan terdiri dari empat unsur utama yaitu:
- Klasifikasi rekening. Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi. Rekening-rekening ini terdiri dari rekening posisi keuangan dan rekening laporan aktivitas. Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (chart of accounts).
- Buku besar dan buku pembantu. Buku besar berisi rekening-rekening posisi keuangan dan aktivitas yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti laporan posisi keuangan, laporan aktivitas, laporan arus kas dan laporan-laporan lainnya. Buku besar ini disebut juga sebagai buku pencatatan terakhir (books of final entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu rekening buku besar. Misalnya rekening uang muka dalam buku besar dibuatkan rincian untuk setiap pemegang uang muka. Kumpulan rekening-rekening uang muka ini disebut buku pembantu uang muka.
- Jurnal. Yang dimaksud dengan jurnal adalah catatan transaksi pertama kali (books of original entry). Catatan ini dibuat urut tanggal terjadi transaksi. Biasanya dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya tinggi.
- Bukti transaksi. Merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada saat terjadinya (data recording) sehingga menjadi bukti tertulis dan transaksi yang terjadi seperti faktur penjualan, bukti kas keluar dan lain-lain. Bukti transaksi ini dalam sistem akuntansi yang dikerjakan dengan tangan (manual) digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal maupun rekening-rekening. Dalam suatu proses computerized accounting system, bukti transaksi perlu diubah dulu untuk menyesuaikan dengan kebutuhan komputer. Proses perubahan ini disebut data transcription.
