Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur

/in /by

Menurut Mulyadi dalam bukunya, Sistem Akuntansi, 2001, sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi.

Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang.

Jadi, suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.

Lantas, sekarang apa pengertian sistem akuntansi?

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna pengambilan keputusan organisasi.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang. Jadi suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.

Unsur dari sebuah sistem akuntansi adalah formulir, catatan (yang terdiri jurnal, buku besar dan buku pembantu), serta laporan.

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan ke dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Jurnal ini kemudian di-posting ke akun yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakn untuk mengklasifikasi data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Perkiraan-perkiraan dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

Buku Pembantu, jika data keuangan diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dan akun-akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu nama debitur secara lebih detil, maka dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi data tiap-tiap debitur tersebut.

Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca (laporan posisi keuangan), laporan rugi laba (laporan aktivitas), laporan realisasi anggaran, daftar piutang dan hutang, misalnya. Laporan akan berisi informasi yang merupakan keluaran akhir dari sistem akuntansi.

Maka, kemudian apa yang dinamakan prosedur akuntansi?

Seperti definisi prosedur sebelumnya, yaitu: prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang.

Kegiatan klerikal (clerical operation) akan terdiri dari antara lain kegiatan berikut ini, untuk mencatat informasi ke dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan.

Sebagai contoh, bisa dilihat juga pada artikel Pengelolaan Uang Muka 4 : Kebijakan dan Alur Prosedur.

Dalam sistem pengelolaan uang muka, misalnya, sistem ini dirancang untuk melaksanakan salah satu kegiatan pokok organisasi nirlaba, yaitu pemberian uang muka bagi pelaksanaan kegiatan program.

Sistem pengelolaan uang muka secara umum akan terdiri dari 6 prosedur berikut ini: (a) prosedur permohonan uang muka, (b) prosedur otorisasi permohonan uang muka, (c) prosedur pengeluran dana melalui bank, (d) prosedur pertanggungjawaban uang muka, dan (e) prosedur pengeluaran/penerimaan selisih pertanggungjawaban uang muka.

Formulir yang digunakan adalah formulir Permohonan Uang Muka (sering disebut PUM), formulir Pertanggungjawaban Uang Muka (atau sering disebut PJUM), dan formulir Bukti Bank Keluar/Masuk.

Ada beberapa contoh kegiatan klerikal di sistem tersebut, antara lain:

  1. Pemohon/Pengguna Dana menyusun Permohonan Uang Muka
  2. Manajer Keuangan memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran
  3. Manajer Keuangan memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pemohon apabila tidak sesuai dengan anggaran
  4. Direktur melakukan review atas Permohonan Uang Muka dan memberikan otorisasi pengeluaran dana sesuai dengan permohonan yang telah disetujui
  5. Manajer Keuangan/Kasir memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana
  6. Pengguna Dana menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung