Pengelolaan Uang Muka 1 : Bagian Utama Siklus Keuangan LSM

Uang Muka sebagai Bagian Utama dalam Siklus Operasi Normal di LSM.

Siklus operasi normal organisasi bisnis akan terdiri dari urutan : kas/bank – persediaan – hutang – penjualan – piutang – kas/bank. Sedangkan dalam siklus organisasi nirlaba urutannya jauh berbeda yaitu: kas/bank – uang muka program/kegiatan – pertanggungjawaban uang muka – biaya.

Dari gambaran rentetan tahapan di atas, maka tampaklah betapa pentingnya posisi pengelolaan uang muka dalam organisasi nirlaba. Tingkat kerumitan pengelolaan uang muka menjadi bagian terbesar dari masalah yang kemudian dihadapi oleh para pengelola keuangan organisasi nirlaba. Dalam kalimat lain, jika uang muka program/kegiatan bisa kita kelola dengan baik, maka laporan keuangan organisasi secara umum pastinya akan dapat kita sajikan dengan mudah.

Lantas, apa saja alternatif metode pengelolaan uang muka yang ideal?

Baik, kita akan coba menguraikan permasalahan ini secara bertahap. Kita akan coba mengenali dulu apa definisi dan karakter uang muka program/kegiatan dalam siklus operasi organisasi nirlaba.

Uang muka termasuk dalam kategori harta/asset. Penyajian di dalam neraca biasanya setelah ‘kas dan kas ekuivalen’ dan ditempatkan dalam deretan yang berdekatan dengan ‘piutang’, atau ‘biaya dibayar di muka’.

Yang masuk dalam kategori ‘piutang’ adalah transaksi yang diharapkan nantinya terjadi penerimaan/pengembalian dana di kemudian hari. Misalnya piutang donor, piutang karyawan atau deposit sewa rumah. Misalnya, berdasarkan agreement dengan donor, kita kemudian membukukan adanya piutang donor A. Atau atas transaksi pemberian pinjaman kepada karyawan, kita bukukan catatan atas piutang karyawan. Pada intinya : piutang menggambarkan keyakinan kita akan adanya penerimaan/pengembalian dana di kemudian hari.

Apakah karakter uang muka persis seperti itu? Jawabnya adalah : tidak. Kenapa? Karena pada prinsipnya pemberian uang muka tidak bersifat sebagai pinjaman, dan tidak diharapkan pengembalian sejumlah dana yang sudah dikeluarkan di awal.

Mengenai ‘biaya di bayar di muka’. Biaya di bayar di muka, contohnya adalah biaya sewa yang dibayar oleh organisasi untuk periode jangka waktu 2 tahun ke depan. Di sini dana sudah dikeluarkan seluruhnya di muka, namun ‘biaya sewa’nya sesungguhnya harus dibiayakan (atau dibebankan) sesuai periode penggunaan sewanya. Maka sebelum periode pembebanannya terlewati, saldo biaya yang dibayar di muka akan tetap ditempatkan pada kategori harta/asset dan pembebanan biaya sewa akan dilakukan secara periodik.

Apakah karakter uang muka sama seperti biaya dibayar di muka? Jawabnya : agak mirip. Kenapa? Karena pada prinsipnya saldo uang muka akan dibebankan ketika biaya program/kegiatan sudah benar-benar terjadi. Kapan itu? Ketika uang muka tersebut dipertanggungjawabkan oleh pemegang uang muka. Maka letak perbedaannya adalah pada cara pembebanan. Pembebanan biaya sewa pada sewa dibayar di muka mengikuti pola periodik, sedangkan pembebanan biaya program pada uang muka dilakukan berdasarkan transaksi pertanggungjawaban uang muka tersebut.

Uang muka sendiri juga memiliki kemiripan karakter dengan ‘kas’. Uang muka adalah semacam kas yang diperuntukkan untuk pelaksanaan kegiatan, yang wewenang pengelolaannya didelegasikan kepada orang/staf tertentu, sesuai dengan struktur otorisasi organisasi, untuk keperluan dan jangka waktu yang telah disetujui pada formulir pengajuannya.

Jika terjadi transaksi pengeluaran uang muka program/kegiatan bagi si A yang tujuannya adalah untuk pelaksanaan pembayaran biaya program/kegiatan secara kas, maka jelas bahwa transaksi tersebut masuk dalam kategori ‘uang muka’. Termasuk didalamnya misalnya pembayaran DP 40% biaya cetak buku ke percetakan XYZ.

Tapi misalnya, organisasi (dalam hal ini : kasir organisasi) membayar langsung DP 40% biaya cetak tersebut kepada percetakan XYZ, apakah ini juga masuk dalam kategori uang muka? Ataukah biaya dibayar di muka? Atau malah bisa langsung dibebankan sebagai biaya cetak?

Karena kita memahami, bahwa akuntansi pada dasarnya adalah ‘seni penyajian laporan keuangan’, maka kami mengajak rekan-rekan semua untuk ikut memaparkan metode seni penyajian ala masing-masing seperti apa terkait dengan transaksi pada paragraf sebelumnya. Silahkan…

Artikel selengkapnya (seri 1 – 4) bisa diunduh dalam format pdf disini.

Comments (0)