Pengelolaan Uang Muka 2 : Tiga Kemungkinan Pertanggungjawaban

Tiga Kemungkinan Pertanggungjawaban Uang Muka.

Pada bagian I yang lalu, kita telah bersama-sama mencoba menggali, bagaimana siklus operasi normal terjadi dalam sebuah organisasi nirlaba, dan juga bagaimana karakteristik dan apa definisi dari uang muka program/kegiatan, yang kita pahami merupakan bagian utama dari siklus operasi normal tersebut.

Uang muka adalah semacam kas yang diperuntukkan untuk pelaksanaan kegiatan, yang wewenang pengelolaannya didelegasikan kepada orang/staf tertentu, sesuai dengan struktur otorisasi organisasi, untuk keperluan dan jangka waktu yang telah disetujui pada formulir pengajuannya.

Uang muka program/kegiatan yang diberikan, kemudian akan dibebankan menjadi biaya program/kegiatan ketika uang muka tersebut tersebut dipertanggungjawabkan oleh pemegang uang muka.

Pertanggungjawaban uang muka dilakukan oleh pemegang uang muka dengan menyusun laporan pertanggungjawaban uang muka (sering disebut : LPU, LPUM, atau PJUM). Laporan pertanggungjawaban ini akan terdiri dari paling tidak: (a) laporan rekap dan detil biaya yang terjadi, (b) perbandingan antara anggaran yang disetujui saat permohonan uang muka dilakukan dan realisasi biaya seperti pada point a, dan (c) perbandingan antara jumlah dana yang diterima dan jumlah dana yang benar-benar dikeluarkan.

Berdasarkan perhitungan perbandingan sesuai dengan poin c di atas (perbandingan antara jumlah dana yang diterima dan jumlah dana yang benar-benar dikeluarkan), maka akan terdapat 3 jenis kemungkinan laporan pertanggungjawaban uang muka, yaitu : ‘PJUM = UM’, ‘PJUM < UM’ dan ‘PJUM > UM’.

Kemungkinan pertama: ‘PJUM = UM’, sebagai contoh UM = 100, kemudian PJUM nya adaah sebesar 100 juga. Maka jurnalnya adalah sebagai berikut:

Jurnal pemberian uang muka:
Uang muka Program A 100
Bank 100
Jurnal pertanggungjawaban uang muka:
Biaya Program A 100
Uang muka Program A 100

Kemungkinan kedua: ‘PJUM < UM’, sebagai contoh UM = 100, kemudian PJUM nya adalah sebesar 80. Maka jurnalnya adalah sebagai berikut:

Jurnal pemberian uang muka:
Uang muka Program A 100
Bank 100
Jurnal pertanggungjawaban uang muka:
Biaya Program A 80
Bank 20
Uang muka Program A 100

Jurnal tersebut menggambarkan adanya pengembalian dana sisa uang muka yang tidak terserap sebesar 20.

Kemungkinan ketiga: ‘PJUM > UM’, sebagai contoh UM = 100, kemudian PJUM nya adalah sebesar 110. Maka jurnalnya adalah sebagai berikut:

Jurnal pemberian uang muka:
Uang muka Program A 100
Bank 100
Jurnal pertanggungjawaban uang muka:
Biaya Program A 110
Uang muka Program A 100
Bank 10

Jurnal tersebut menggambarkan adanya pengeluaran bank tambahan untuk menutup kelebihan penggunaan uang muka sebesar 10. Pengeluaran ini semacam reimbursement kepada si pemegang uang muka atas biaya yang dananya dia keluarkan lebih dulu bersumber dari dompet dia pribadi (dana talangan/prefinance).

Masalah yang remeh tapi kadang membingungkan adalah pengisian data tanggal pada jurnal. Apakah data yang kita masukkan adalah data tanggal ketika PJUM diserahkan oleh pemegang uang muka, atau tanggal-tanggal terjadinya biaya? Begini maksudnya: misalnya pertanggungjawaban uang muka dilakukan pada tanggal 12/1, tetapi isi detil pertanggungjawaban uang muka tersebut adalah nota-nota tanggal antara 4/1 hingga 11/1. Maka data tanggal mana yang akan kita jadikan data tanggal pada jurnal kita?

Sekali lagi, karena kita memahami bahwa akuntansi pada dasarnya adalah sebuah seni penyajian, maka kami mengajak rekan-rekan semua untuk ikut memaparkan ide seni-nya masing-masing, seperti apa sebaiknya masalah ‘sepele’ tersebut disikapi. Silahkan…

Artikel selengkapnya (seri 1 – 4) bisa diunduh dalam format pdf disini.

Comments (0)