Pengelolaan Uang Muka 4 : Kebijakan dan Alur Prosedur

Bagian 3 telah memaparkan bagaimana sebaiknya pengelolaan uang muka dilakukan, dengan mempertimbangkan aspek-aspek pengendalian internal.

Paparan tersebut yang kemudian melandasi pengembangan ‘prosedur pengelolaan uang muka’. Prosedur pengelolaan uang muka sendiri adalah salah satu sub bagian dan tidak terpisahkan dari ‘sistem akuntansi dan keuangan’ LSM.

Apa itu sistem akuntansi dan keuangan? Dan apakah definisi prosedur itu?

Sistem Akuntansi dan Keuangan merupakan rangkaian prosedur (organisasi formulir, catatan dan laporan) yang saling berhubungan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen guna pengambilan keputusan organisasi.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang.

Prosedur yang utuh akan terdiri dari kebijakan prosedur, alur prosedur dan formulir. Pada bagian ini kita akan coba membahas kebijakan prosedur pengelolaan uang muka terlebih dahulu.

Kebijakan prosedur akan dibangun secara spesifik di masing-masing organisasi sesuai dengan karakteristik organisasi dan pola pengelolaan keuangan masing-masing.

Di bawah ini adalah sekedar contoh kebijakan prosedur pengelolaan uang muka yang bisa dikembangkan:

1. Yang berhak mengajukan permohonan uang muka adalah kepala divisi atau koordinator program.
2. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dicairkan.
3. Permohonan uang muka hanya bisa diajukan terbatas pada biaya-biaya yang terdapat pada anggaran yang sudah disekapati dan disetujui oleh lembaga donor atau telah disetujui oleh Direktur Eksekutif.
4. Uang muka hanya boleh diajukan untuk kegiatan yang akan dilaksanakan selambat-lambatnya untuk jangka waktu satu bulan ke depan.
5. Pencairan uang muka dilakukan setiap hari Selasa dan Kamis, setiap minggunya.
6. Pengeluaran dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dikelola melalui bank.
7. Uang muka diterimakan sesuai dengan mata uang dan kurs pada permintaan.
8. Pertanggungjawaban uang muka harus di lakukan paling lama seminggu setelah kegiatan selesai.
9. Uang muka yang belum dipertanggungjawabkan lebih dari seminggu setelah kegiatan selesai akan otomatis dibukukan sebagai piutang karyawan pemegang uang muka yang bersangkutan.

Hendriques dalam tulisannya ‘Mekanisme Kontrol Ideal bagi LSM’ (artikel dalam buku Kritik dan Otokritik LSM) memaparkan upaya kontrol atas uang muka sebagai berikut:

Untuk mengawasi pergerakan uang muka yang diberikan, LSM seharusnya:

• Menggunakan formulir permohonan uang muka dan formulir pertanggungjawaban uang muka;
• Menetapkan otorisasi uang muka (siapa berhak memperoleh uang muka, siapa berhak menyetujui permohonan uang muka, siapa yang harus mempertanggungjawabkan uang muka, siapa yang harus mengetahui/menyetujui pertanggungjawaban uang muka);
• Memutuskan tentang pembebanan suatu pengeluaran tertentu (Kode Donor, Kode MoU/Agreement, Kode Divisi, Kode Program, Kode Kegiatan, Kode Pengeluaran);
• Mengawasi saat dan pertanggungjawaban (menyusun dokumen pengeluaran secara tertib, menetapkan kode anggaran yang sesuai, menyampaikan pertanggungjawaban beberapa hari setelah kembali);
• Mengingatkan para penerima uang muka mengenai pertanggungjawaban (landasan ketentuan, siapa, berapa, untuk apa);
• Tidak memberikan uang muka selanjutnya sebelum uang muka sebelumnya dipertanggungjawabkan;
• Melakukan konfirmasi atas tagihan uang muka yang belum dipertanggungjawabkan;
• Menetapkan sanksi tertentu (jika belum mempertanggungjawabkan uang muka sampai saat tertentu).

Contoh alur prosedur pengelolaan uang muka dalam bentuk flowchart adalah sebagai berikut:

Atau dalam bentuk matrikulasi dapat digambarkan sebagai berikut:

PENGGUNA DANA	MANAJER KEUANGAN	DIREKTUR EKSEKUTIF
1.   Menyusun Permohonan Uang Muka
	2.   Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran
	3.   Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran
		4.   Melakukan review dan otorisasi  Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran
	5.   Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana
6.   Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung
7.   Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka lebih besar dari Biaya
8.   Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang Muka sama dengan Biaya

Bagaimana dengan pengalaman rekan-rekan di organisasinya masing-masing ? Silahkan berbagi …